Để tránh rủi ro, chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi đến mùa báo cáo tài chính?

Ngày đăng: 13/02/2023 - Tác giả: Phạm Thị Ly

Báo cáo tài chính là yếu tố quyết định doanh nghiệp bạn có nằm trong số 20% doanh nghiệp RỦI RO bị cơ quan thuế KIỂM TRA hàng năm. Vậy nên, để tránh bị cơ quan thuế kiểm tra. Bạn cần chuẩn bị tốt nhất cho bộ báo cáo tài chính năm nay.

Để giúp bạn tránh RỦI RO trên, hôm nay kế toán TOKADO xin gửi đến bạn danh mục hồ sơ cơ bản cần chuẩn bị để lập báo cáo tài chính. Đồng thời, trong bài viết cũng giải thích lý do và hướng dẫn bạn phương pháp tập hợp hồ sơ.

Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị để lập báo cáo tài chính (BCTC) gồm:

  1. Đăng ký kinh doanh.
  2. Hóa đơn mua vào, bán ra.
  3. Sao kê ngân hàng (nếu doanh nghiệp bạn đã mở tài khoản ngân hàng).
  4. Sổ sách kế toán năm trước (nếu thành lập trước năm lập BCTC).
  5. Thông tin liên quan việc đóng BHXH (nếu có).
  6. Quỹ thời gian để kết hợp cùng kế toán rà soát hồ sơ.
  7. Hồ sơ nhân viên.
  8. Chứng từ nộp thuế, BHXH bằng tiền mặt (nếu có).
  9. Hợp đồng, bảng kê, phiếu cọc, chứng từ ký quỹ...


 

  1. Đăng ký kinh doanh

Trên đăng ký kinh doanh có một số thông tin ảnh hưởng đến chỉ số trên báo cáo tài chính (BCTC), như thông tin vốn điều lệ, cổ đông góp vốn. Vì vậy, bạn nên chuẩn bị một bộ đầy đủ các đăng ký kinh doanh từ trước đến nay.

  1. Hoá đơn mua vào, bán ra

Hóa đơn mua vào, bán ra là chứng từ bắt buộc khi lập BCTC. Vì vậy, nếu bạn định thuê một bên dịch vụ độc lập làm BCTC. Thì việc đầu tiên cần làm là tập hợp đầy đủ hóa đơn mua vào, bán ra trong năm. Dưới đây là một số gợi ý, giúp bạn dễ dàng khi tập hợp hóa đơn.

  • Tập hợp hóa đơn theo bảng kê hóa đơn mua vào + bán ra đã kê khai hàng quý. Việc này giúp bạn sắp xếp lại hóa đơn. Đồng thời cũng giúp bạn phát hiện những hóa đơn quên chưa kê khai —>  kịp thời bổ sung vào báo cáo quý sau.
  • Nếu hàng quý bạn không có bảng kê hóa đơn kèm tờ khai và bạn lo lắng có thể hóa đơn bị thất lạc, chưa kê khai đầy đủ. Thì bạn nên dành thời gian phân loại các mặt hàng mình hay mua vào. Mặt hàng đó mua của nhà cung cấp nào? Từ đó sắp xếp và kiểm soát hóa đơn theo từng nhà cung cấp. Việc sắp xếp và kiểm soát hóa đơn khá tỉ mỉ. Bạn có thể giao lại cho bên cung cấp dịch vụ. Kế toán TOKADO bên mình luôn đồng hành cùng khách hàng trong quá trình kiện toàn chứng từ bạn nhé!
  1. Sao kê ngân hàng 

Nếu doanh nghiệp bạn đã mở tài khoản ngân hàng thì bạn cần làm các bước theo hướng dẫn dưới đây để tránh sót chứng từ ngân hàng nhé!

  • Liệt kê các tài khoản ngân hàng đã mở.
  • Liệt kê các tài khoản vay (nếu có): Giấy nhận nợ, Hợp đồng vay.
  • Sau khi đã liệt kê xong, bạn đi lấy sao kê và sao kê vay (nếu có) ở các ngân hàng đã mở.
  1. Sổ sách kế toán năm trước (Nếu thành lập trước năm BCTC). Thì doanh nghiệp bạn sẽ cần sổ sách để nối số dư. Vì vậy nên lưu ý kiểm tra các tài khoản số dư cần có sổ theo dõi từ năm trước chuyển sang như: 131,152,153,155,156,331,242,214,3386,3388...
  2.  Thông tin liên quan việc đóng BHXH (nếu có):

Trường hợp doanh nghiệp bạn đang tham gia bảo hiểm xã hội thì bạn cần chuẩn bị:

  •     C12 đầy đủ các tháng trong năm và danh sách nhân viên đang tham gia bảo hiểm:
  •     Bảng lương nội bộ hàng tháng.
  •     Tài khoản đăng nhập phần mềm bảo hiểm, số điện thoại cán bộ bảo hiểm. 
  1. Quỹ thời gian để kết hợp cùng kế toán rà soát hồ sơ: Việc lưu trữ chứng từ càng khoa học thì sẽ rất hiệu quả cho việc rà soát chứng từ trong khâu đối chiếu các chứng từ có liên quan như sao kê, giấy nộp tiền…
  •     Xem còn khoản nào có thanh toán mà không có chứng từ?
  •     Các khoản có chứng từ nhưng chưa kê khai không? 
  1.    Hồ sơ nhân công, hồ sơ người phụ thuộc
  •     Danh sách nhân viên thực tế tại công ty: gồm các thông tin cơ bản: Tên, địa chỉ, ngày tháng năm sinh, thời gian bắt đầu làm việc, thời gian kết thúc (nếu có), mức lương tham gia bảo hiểm, số người phụ thuộc ( nếu có)…
  •     Chứng minh thư nhân dân.
  •     Hồ sơ người phụ thuộc như:
  •      MST Người phụ thuộc
  •      Chứng minh thư người phụ thuộc/ Giấy khai sinh; 
  •      Giấy xác nhận nghĩa vụ nuôi dưỡng ( có xác nhận của Phường/ xã)
  1.  Chứng từ nộp thuế, bảo hiểm bằng tiền mặt…
  • Thực tế chứng từ này rất quan trọng trong việc hạch toán nhưng nhiều đơn vị lại không lưu trữ lại, dẫn đến khó khăn trong việc hạch toán hồ sơ (không có chứng từ gốc đối chiếu)
  •  Kế toán Tokado thường hướng dẫn đối tác của mình lưu trữ theo từng loại: nộp thuế, nộp bảo hiểm và theo trật tự thời gian để dễ đối chiếu và tìm lại khi cần.
  1. Hợp đồng, bảng kê, phiếu cọc, chứng từ ký quỹ...

Những hồ sơ này lên để tập hồ sơ riêng theo từng mục riêng biệt: hợp đồng, bảng kê,.. và sắp xếp theo trật tự thời gian. 

 

 Trên đây là danh mục chung cần chuẩn bị của tất cả các doanh nghiệp để lên một bộ báo cáo tài chính hoàn chỉnh (nếu doanh nghiệp phát sinh các mục đó). Còn đối với mỗi loại hình doanh nghiệp cụ thể, thì sẽ thêm các chứng từ, hồ sơ khác nhau. Nếu bạn quan tâm thì bạn có thể liên hệ với mình qua số điện thoại 0349.007.616 để được tư vấn ngay về hồ sơ của doanh nghiệp mình hoặc chờ đọc các bài viết tiếp theo theo từng loại hình doanh nghiệp cụ thể nha! 

Xin chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm!

 

Hỏi đáp liên quan