HƯỚNG DẪN CHUẨN: KÊ KHAI BỔ SUNG THUẾ GTGT LÀM GIẢM SỐ THUẾ PHẢI NỘP

Ngày đăng: 17/06/2026 - Tác giả: Nguyễn Thị Lý

I. Nguyên tắc và Điều kiện kê khai

  • Điều kiện thực hiện: Chỉ được lập Tờ khai bổ sung khi Tờ khai lần đầu đã được nộp và có Thông báo chấp nhận hồ sơ khai thuế của Cơ quan Thuế.

  • Thời hạn được phép khai bổ sung:

    • Trước ngày 01/07/2026: Trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ sai sót.

    • Từ ngày 01/07/2026 trở đi: Trong thời hạn 05 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ sai sót.

  • Trường hợp đã có Quyết định Thanh tra/Kiểm tra: Đặc biệt với trường hợp làm giảm số thuế phải nộp, người nộp thuế vẫn được phép nộp hồ sơ khai bổ sung kèm giải trình gửi Cơ quan Thuế xem xét, rà soát và ra thông báo chấp thuận điều chỉnh (nếu hợp lệ).

  • Kỳ kê khai: Sai sót ở kỳ nào, làm tờ khai bổ sung trực tiếp vào kỳ tính thuế đó.

II. Quy trình thao tác trên phần mềm HTKK (3 Giai đoạn)

Giai đoạn 1: Chuẩn bị dữ liệu gốc (Điều kiện bắt buộc)

Để HTKK tự động tính toán ra độ chênh lệch ở Phụ lục KHBS, trên hệ thống HTKK phải có sẵn dữ liệu của lần kê khai liền kề trước đó. Cách nhanh và chuẩn xác nhất là tải file XML từ trang Thuế điện tử.

  1. Tải file XML: Đăng nhập trang thuedientu.gdt.gov.vn -> Chọn mục Tra cứu -> Tờ khai -> Tìm Tờ khai thuế GTGT của kỳ bị sai sót (Tờ khai lần đầu hoặc bổ sung liền kề trước đó) -> Tải file định dạng .XML về máy.

  2. Đưa dữ liệu vào HTKK:

    • Mở phần mềm HTKK -> Chọn Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT) -> Chọn đúng kỳ tính thuế bị sai và tích chọn đúng trạng thái của file XML vừa tải (Ví dụ: "Tờ khai lần đầu").

    • Tại giao diện Tờ khai trống, bấm nút Nhập từ XML -> Chọn file XML vừa tải.

    • Hệ thống tự động đổ số liệu chính xác 100%. Bấm "Ghi" để lưu dữ liệu nền này vào máy, sau đó đóng tờ khai lại.

Giai đoạn 2: Lập Tờ khai bổ sung

  1. Khởi tạo Tờ khai bổ sung:

    • Mở lại Tờ khai 01/GTGT trên HTKK, chọn kỳ tính thuế bị sai sót.

    • Tích chọn "Tờ khai bổ sung" và chọn Lần bổ sung tương ứng (lần 1, 2...).

  2. Sửa số liệu sai thành số ĐÚNG:

    • Phần mềm sẽ hiển thị nguyên bản số liệu cũ. Bạn phát hiện sai ở chỉ tiêu nào thì click trực tiếp vào chỉ tiêu đó để gõ lại thành số liệu đúng. (Ví dụ: Doanh thu hoặc Tiền thuế đầu ra ban đầu đang bị ghi cao hơn thực tế, hãy gõ giảm xuống số đúng).

    • Nhấn "Ghi".

  3. Hoàn thiện Phụ lục Giải trình (01-1/KHBS):

    • Chuyển sang tab "KHBS" ở dưới cùng.

    • Kiểm tra mục B. Thông tin về số thuế phải nộp...: Lúc này, chỉ tiêu [40] (Thuế GTGT phải nộp trong kỳ) sẽ hiển thị một số ÂM (thể hiện số tiền thuế được giảm đi so với ban đầu).

    • Tại mục C. Nội dung giải trình: Nhập ngắn gọn, rõ ràng lý do điều chỉnh (Ví dụ: "Do kê khai thừa hóa đơn đầu ra số xxx, ngày...").

    • Nhấn "Ghi" để lưu hồ sơ.

Giai đoạn 3: Kết xuất và nộp hồ sơ

  1. Bấm "Kết xuất" Tờ khai bổ sung dưới định dạng XML.

  2. Đăng nhập trang thuedientu.gdt.gov.vn -> Nộp tờ khai XML vừa kết xuất.

  3. Doanh nghiệp chuẩn bị sẵn hóa đơn, chứng từ đúng, bản giải trình chi tiết (nếu phức tạp) lưu tại doanh nghiệp để phục vụ công tác giải trình khi Cơ quan Thuế yêu cầu.

III. Cách xử lý số tiền thuế GTGT được giảm

Đây là bước cực kỳ quan trọng để tránh sai phạm nối tiếp sai phạm. Khi lập tờ khai bổ sung làm GIẢM số tiền thuế phải nộp:

  • TUYỆT ĐỐI KHÔNG: Không được phép đưa số tiền thuế phải nộp được giảm này vào Chỉ tiêu [38] trên Tờ khai thuế GTGT của kỳ hiện tại.

  • XỬ LÝ ĐÚNG QUY ĐỊNH:

    • Nếu doanh nghiệp CHƯA nộp tiền thuế của tờ khai cũ: Doanh nghiệp chỉ cần đi nộp tiền thuế theo số tiền mới (số đúng) đã được ghi nhận trên Tờ khai bổ sung.

    • Nếu doanh nghiệp ĐÃ nộp tiền thuế theo số liệu sai của tờ khai cũ: Khoản chênh lệch nộp thừa này sẽ được Cơ quan Thuế tự động ghi nhận trên hệ thống Quản lý thuế (TMS). Doanh nghiệp không cần định khoản hay kê khai gì thêm lên HTKK. Số tiền nộp thừa này sẽ tự động được bù trừ vào số thuế GTGT phát sinh phải nộp của các kỳ tiếp theo.

Hỏi đáp liên quan