Thuế TNDN "nhẹ tênh" nhờ bộ hồ sơ chi phí chuẩn chỉnh.

Rất nhiều Giám đốc Start-up mải mê chốt khách, xuất hóa đơn bán ra (đầu ra) thu tiền về nhưng lại "quên" hoặc không biết cách tập hợp hóa đơn, chứng từ đầu vào. Hậu quả là đến cuối năm, lợi nhuận trên sổ sách vống lên ảo, và doanh nghiệp tự nhiên bị cơ quan Thuế truy thu, phải nộp oan một khoản Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) khổng lồ 15%.

Để đồng tiền xương máu của doanh nghiệp không bị thất thoát, dưới đây là Phương án tập hợp hồ sơ chứng minh chi phí chuẩn luật (Cập nhật quy định mới nhất theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP) mà mọi chủ doanh nghiệp bắt buộc phải nằm lòng:

1. Tối ưu chi phí thuê Tài sản (Văn phòng, Nhà xưởng, Ô tô cá nhân)

Nhiều Sếp đi thuê văn phòng hay mượn xe ô tô cá nhân để đi công tác nhưng lại bỏ phí khoản này vì nghĩ "không có hóa đơn đỏ thì không được tính chi phí". Đây là sai lầm lớn!

• Hồ sơ cần chuẩn bị: Hợp đồng thuê tài sản, CCCD của chủ tài sản, và giấy tờ chứng minh sở hữu (Sổ đỏ đối với nhà/đất, Giấy đăng ký xe đối với ô tô).
• Mẹo tối ưu từ TOKADO: Nếu doanh nghiệp thỏa thuận nộp thuế thay cho chủ tài sản, điều này bắt buộc phải được ghi rõ trong hợp đồng thuê và phải có chứng từ nộp tiền hợp lệ. Khi hồ sơ được làm chặt chẽ, ngay cả các hóa đơn tiền điện, nước mang tên chủ nhà hay tiền xăng xe ô tô cá nhân cũng sẽ được đưa thẳng vào chi phí hợp lý của công ty, giúp giảm ngay 15% Thuế TNDN trên tổng số tiền thuê.

2. Hợp thức hóa và Tối ưu chi phí Tiền lương, thưởng theo từng nhóm nhân sự

Lương thưởng là khoản chi phí cấu thành lớn nhất của doanh nghiệp. Nguyên tắc "bất di bất dịch" là các khoản chi lương, thưởng, phụ cấp phải được chi trả thực tế, có chứng từ thanh toán và phải được quy định cụ thể tại một trong các văn bản: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, hoặc Quy chế tài chính/Quy chế thưởng của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, để tối ưu dòng tiền, Sếp cần chuẩn bị hồ sơ linh hoạt theo 3 nhóm đối tượng sau:

A. Đối với Nhóm lao động chính thức (Lao động đóng BHXH) Đây là lực lượng nòng cốt của doanh nghiệp. Để chi phí lương của nhóm này được Thuế chấp nhận, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chặt chẽ bao gồm:

• Hồ sơ: Hợp đồng lao động (từ đủ 1 tháng trở lên), CCCD, Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương có chữ ký của người lao động hoặc Ủy nhiệm chi chuyển khoản.
• Lưu ý: Với nhóm này, doanh nghiệp bắt buộc phải tham gia trích nộp Bảo hiểm xã hội (BHXH) đầy đủ theo luật định. Đừng quên thu thập hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (giấy khai sinh con cái, CCCD của bố mẹ già) để áp dụng các mức giảm trừ gia cảnh (15.5 triệu/tháng cho bản thân và 6.2 triệu/tháng cho mỗi người phụ thuộc) nhằm giúp nhân viên tối ưu được khoản Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) phải nộp.

B. Đối với Nhóm lao động về hưu (Chiến thuật giảm gánh nặng bảo hiểm) Việc sử dụng chuyên gia, người lao động đã nghỉ hưu là một nước cờ quản trị khôn ngoan của các Start-up. Nhóm nhân sự này không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm ngay được một khoản chi phí bảo hiểm khổng lồ (khoảng 21.5% trên quỹ lương) mà toàn bộ số tiền chi trả vẫn được tính 100% vào chi phí hợp lý.

• Hồ sơ bắt buộc: Hợp đồng lao động, CCCD, Chứng từ thanh toán lương, và đặc biệt phải có Thẻ BHYT có mã HT (Hưu trí) hoặc Quyết định nghỉ hưu để chứng minh họ đã hưởng chế độ hưu trí.

C. Đối với Nhóm lao động thời vụ, giao khoán Các doanh nghiệp mới thường thuê nhân sự làm việc part-time, thời vụ (dưới 1 tháng) hoặc giao khoán công việc để linh hoạt dòng tiền.

• Hồ sơ yêu cầu: Hợp đồng lao động thời vụ/giao khoán việc, CCCD, Chứng từ nghiệm thu công việc và thanh toán.
• Điểm "tử huyệt" về Thuế TNCN: Theo quy định, với lao động thời vụ, doanh nghiệp bắt buộc phải khấu trừ 10% tại nguồn, thực hiện kê khai, nộp thuế và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động.
• Bí kíp từ TOKADO: Để nhân viên part-time nhận đủ 100% tiền lương mà doanh nghiệp không bị phạt, Sếp hãy yêu cầu họ ký Bản cam kết mẫu 08 (cam kết tổng thu nhập trong năm chưa đến mức phải nộp thuế). Có tờ giấy này, Sếp hoàn toàn hợp thức hóa được chi phí nhân công giá rẻ một cách an toàn tuyệt đối!

3. Tối ưu chi phí Setup văn phòng và Mua sắm tài sản ban đầu

Giai đoạn mới thành lập, doanh nghiệp thường phải chi một khoản tiền khá lớn để mua sắm bàn ghế, máy móc, trang thiết bị... Tuy nhiên, nếu bỏ qua việc lấy chứng từ hợp lệ, Sếp đang tự đánh mất một khoản tiền cực lớn của chính mình!

• Hồ sơ bắt buộc: Các khoản đầu tư mua sắm này cần phải có Hóa đơn GTGT ghi rõ tên và Mã số thuế (MST) của công ty, kèm theo Biên bản giao nhận và Danh mục phân bổ tài sản.
• Mẹo tối ưu từ TOKADO (Lợi ích kép): Chỉ cần tập hợp đầy đủ bộ hồ sơ trên, những khoản chi này sẽ mang lại lợi ích kép tuyệt vời: Giúp doanh nghiệp được hoàn 10% VAT đầu vào và giảm tiếp 15% Thuế TNDN trên tổng số tiền đầu tư.

🚨 LƯU Ý "SỐNG CÒN" TRONG THANH TOÁN CHI PHÍ:

Theo cập nhật mới nhất, tuyệt đối ghi nhớ nguyên tắc này: Mọi khoản chi mua sắm hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản người bán). Nếu Sếp dùng tiền mặt thanh toán cho hóa đơn từ 05 triệu trở lên, toàn bộ chi phí đó sẽ bị cơ quan Thuế loại bỏ không thương tiếc!

--------------------------------------------------------------------------------

SẾP ĐANG ĐAU ĐẦU VÌ QUÁ NHIỀU THỦ TỤC HỒ SƠ LẮT LÉO? Là một người điều hành, thời gian của Sếp nên dành để tìm kiếm khách hàng và chốt Sale mang dòng tiền về. Việc mày mò làm hồ sơ chi phí phức tạp vừa mất thời gian, lại tiềm ẩn rủi ro bị cơ quan Thuế phạt tiền oan nếu làm sai luật.

Thay vì tự mình loay hoay, hãy để đội ngũ chuyên gia của Kế toán TOKADO giúp Sếp thiết lập một "tấm khiên" hồ sơ kế toán vững chắc. Chúng tôi sẽ rà soát từng bản hợp đồng lao động, phân bổ chi tiết từng nhóm nhân sự, rà soát từng hóa đơn mua sắm để tư vấn cho Sếp cách lấy chi phí hợp pháp nhằm TỐI ƯU TỐI ĐA TIỀN THUẾ TNDN ngay trong kỳ báo cáo này!

Sếp cứ yên tâm đi kiếm tiền, rủi ro Thuế cứ để TOKADO lo! Liên hệ ngay Hotline 0983.948.69 để Kế toán trưởng bên em tư vấn và rà soát hồ sơ sơ bộ hoàn toàn miễn phí cho doanh nghiệp mình nhé!