Vì sao cần lưu trữ hóa đơn điện tử, in ấn và sắp xếp hóa đơn theo bảng kê?

Việc không lưu trữ đầy đủ hóa đơn chứng từ bằng bản in và file mềm có thể gây ra nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Dưới đây Kế toán Tokado liệt kê một số rủi ro phổ biến mà doanh nghiệp có thể gặp phải:

• Vi phạm pháp luật: Theo Luật Thuế, doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ hóa đơn chứng từ trong thời gian 10 năm. Nếu không đáp ứng được yêu cầu này, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền hoặc chịu trách nhiệm hình sự.
• Mất đối tác: Không lưu trữ đầy đủ hóa đơn chứng từ cũng có thể dẫn đến mất mát đối tác. Khi cần thiết phải chứng minh chi phí đã phát sinh, doanh nghiệp không thể cung cấp đầy đủ chứng từ để chứng minh chi phí đã phát sinh cho đối tác.
• Khó khăn trong kiểm tra: Khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra, nếu doanh nghiệp không cung cấp được hóa đơn chứng từ đầy đủ, việc kiểm tra sẽ bị chậm trễ và kéo dài thời gian kiểm tra, tăng thêm chi phí phát sinh.
• Rủi ro về tài chính: Không lưu trữ đầy đủ hóa đơn chứng từ có thể dẫn đến các sai sót trong việc tính thuế và phát sinh khoản nợ thuế. Nếu không giải quyết được các khoản nợ này, doanh nghiệp sẽ phải chịu các rủi ro tài chính, bao gồm phải nộp phạt và lãi suất.
• Mất dữ liệu: Nếu không in hóa đơn chứng từ đầy đủ, lưu trữ file mềm đầy đủ, doanh nghiệp có thể mất toàn bộ dữ liệu do sự cố hệ thống, kỹ thuật hoặc thiết bị phần mềm, lưu trữ bị hỏng. Điều này có thể gây rắc rối và mất thời gian để khôi phục lại dữ liệu. Đặc biệt trong các trường hợp gấp thì việc chờ đợi đồng nghĩa với rất nhiều rắc rối kèm theo.

Vì vậy, việc lưu hóa đơn và in ấn hóa đơn định kỳ theo bảng kê của từng quý là rất quan trọng và không thể bỏ qua để giảm tối đã các rủi ro trên xảy đến với doanh nghiệp mình.

Trong quá trình thực hiện, vướng mắc ở phần nào, Anh/ chị có thể liên hệ trực tiếp với tư vấn viên theo số: 0983.948.069 hoặc 0349.007.616 để hỗ trợ mình kịp thời nhất!

Trân trọng!