Từ ngày 01/07/2026, Thông tư 91/2026/TT-BTC chính thức có hiệu lực, trong đó Điều 10 quy định khá chi tiết về cách xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai. Đây là nội dung mà kế toán và chủ doanh nghiệp nên nắm rõ để tránh xử lý không đúng quy định, ảnh hưởng đến hồ sơ kê khai và quyết toán thuế.

1. Không phải mọi hóa đơn sai đều phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Trước tiên, cần xác định hóa đơn sai ở nhóm lỗi nào.

Trường hợp không phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Nếu hóa đơn chỉ sai các thông tin như:

  • Tên người mua;
  • Địa chỉ người mua;
  • Số tiền bằng chữ;
  • Hoặc một số thông tin khác nhưng không làm thay đổi:
    • Mã số thuế người mua;
    • Tên hàng hóa, dịch vụ;
    • Số lượng;
    • Đơn giá;
    • Thành tiền;
    • Thuế suất;
    • Tiền thuế.

Khi đó, người bán không phải lập hóa đơn mới mà chỉ cần:

  • Thông báo cho người mua về nội dung sai;
  • Thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

2. Khi nào phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế?

Nếu hóa đơn sai các nội dung quan trọng như:

  • Mã số thuế;
  • Tên hàng hóa, dịch vụ;
  • Quy cách;
  • Số lượng;
  • Đơn giá;
  • Thành tiền;
  • Thuế suất;
  • Tiền thuế;
  • Hoặc các nội dung bắt buộc khác.

Doanh nghiệp sẽ xử lý theo một trong hai hình thức:

  • Lập hóa đơn điều chỉnh; 
  • Lập hóa đơn thay thế.

Việc lựa chọn hình thức thực hiện phải căn cứ theo quy định của Thông tư và từng trường hợp cụ thể.

3. Điểm mới đối với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Đây là điểm rất dễ nhầm với hóa đơn điện tử thông thường.

Nếu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền bị sai các thông tin như:

  • Mã số thuế;
  • Tên hàng hóa;
  • Quy cách;
  • Giá trị thanh toán;
  • Thuế suất;
  • Tiền thuế...

➡ Không được lập hóa đơn điều chỉnh.

➡ Phải lập hóa đơn thay thế.

4. Hóa đơn liên quan đến tài sản phải đăng ký quyền sở hữu

Đối với các tài sản phải đăng ký quyền sở hữu như:

  • Ô tô;
  • Xe máy;
  • Tàu, thuyền;
  • Và các tài sản tương tự.

Nếu hóa đơn lập sai thì người bán phải lập hóa đơn thay thế.

5. Có thể điều chỉnh nhiều hóa đơn cùng lúc

Đây là một điểm mới giúp giảm đáng kể khối lượng công việc cho kế toán.

Nếu trong cùng một tháng, doanh nghiệp có nhiều hóa đơn:

  • Cùng người mua;
  • Cùng tên hàng hóa;
  • Cùng thuế suất;
  • Cùng nội dung sai.

Thì không cần lập từng hóa đơn điều chỉnh riêng lẻ.

Doanh nghiệp được phép:

  • Lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc
  • Một hóa đơn thay thế

kèm theo Bảng kê mẫu 01/BK-ĐCTT.

6. Có bắt buộc lập biên bản khi điều chỉnh hóa đơn?

Thông tư quy định theo từng đối tượng mua hàng.

Nếu người mua là:

  • Doanh nghiệp;
  • Tổ chức;
  • Hộ kinh doanh;
  • Cá nhân kinh doanh.

Hai bên nên lập văn bản ghi nhận nội dung sai để lưu hồ sơ.

Nếu người mua là cá nhân tiêu dùng

Người bán chỉ cần:

  • Thông báo trực tiếp cho người mua; hoặc
  • Công khai thông tin trên website (nếu có).

Không bắt buộc phải lập biên bản hoặc văn bản thỏa thuận.

Ngoài ra, một số trường hợp đặc thù như hóa đơn trên sàn thương mại điện tử hoặc dữ liệu chuyển theo bảng tổng hợp cũng không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận.

7. Đã gửi dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế thì xử lý thế nào?

Đây là nội dung nhiều kế toán còn nhầm lẫn.

Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC:

  • Nếu dữ liệu hóa đơn đã gửi cơ quan thuế và sau đó phát hiện sai, doanh nghiệp sẽ điều chỉnh hoặc thay thế trên Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử của kỳ tiếp theo.
  • Nếu bảng tổng hợp đã gửi nhưng bị thiếu hoặc sai thì gửi bảng tổng hợp bổ sung.
  • Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo số 01/TB-RSĐT, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.

8. Một số trường hợp đặc thù cần lưu ý

Quyết toán công trình, quyết toán hợp đồng

Khi quyết toán làm thay đổi giá trị thanh toán:

  • Không hủy hóa đơn đã lập;
  • Chỉ lập hóa đơn cho phần chênh lệch.

Nếu giá trị giảm thì ghi số âm.

Nếu giá trị tăng thì ghi số dương.

Chiết khấu thương mại

Doanh nghiệp có thể:

  • Điều chỉnh ngay trên hóa đơn bán cuối cùng; hoặc
  • Lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê theo quy định.

Khách hàng trả lại hàng

Khi khách hàng trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, hoặc đổi hàng làm thay đổi giá trị thanh toán:

  • Người bán lập hóa đơn điều chỉnh.

Riêng trường hợp hai bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả hàng, thì người mua sẽ xuất hóa đơn điện tử giao lại cho người bán theo đúng quy định.

Kết luận

Thông tư 91/2026/TT-BTC đã bổ sung và làm rõ nhiều nội dung quan trọng trong việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót. Kế toán cần phân biệt đúng từng trường hợp để lựa chọn hình thức xử lý phù hợp, tránh lập sai hồ sơ hoặc thực hiện không đúng quy định.

Việc nắm chắc các điểm mới ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro về thuế, tiết kiệm thời gian xử lý và đảm bảo hồ sơ kế toán luôn đầy đủ, chính xác.